Dès que vous avez planifié, conçu, organisé et annoncés un atelier, roadshow, séminaire ou un événement qui fonctionne bien, votre prochaine priorité est d'amener les gens à travers la porte. Le meilleur conseil que vous recevrez jamais mettre bums réelles sur des sièges lors de votre événement est une taxe de fréquentation. Ceux avec une longue expérience des événements en cours d'exécution savent que c'est très basique psychologie. Si vous devez payer pour quelque chose, elle doit avoir la valeur. Si quelque chose est gratuite c'est, par définition, sans valeur et, même si vous réservez une place, il n'y a aucune perte si vous omettez de remonter.
En outre, il existe de nombreuses techniques créatives qui peuvent être employées pour s'assurer que le nombre maximal de personnes font une apparition le jour.
Techniques de suivi
Vous devez construire une base de données de délégués potentiels de votre liste d'invitation et de demandes de renseignements qui ont été faites, mais ne pas convertis en réservations. Assurez-vous que vous disposez d'un système de fréquents, mais ne pas agaçant, suivi appelle que déplacer le processus de vente vers l'avant. Votre base de données doit contenir un champ qui permet à vos ventes prospecteurs mettre à jour les motifs d'aucune décision. Cette information peut être utilisée pour modifier l'événement contenu pour le rendre plus attrayant et plus attrayante à votre public cible. Par exemple, les gens sont généralement impressionnés par les experts connus ou des célébrités dans un certain domaine et seront plus enclins à assister si ces gens prendront la parole. Si la demande est élevée, vous pourriez avoir un changement tardif au programme dont un expert nommé qui peut être annoncé par le biais de vos appels de suivi, site Web, courriels, messages texte et un mailer supplémentaire.
Incitatifs
Les délégués sont assez prévisibles. Ils assisteront seulement un événement s'ils voient un avantage pour eux-mêmes. Au début de notre carrière, nous sommes juste avides d'informations, mais comme nous à maturité nous attendons pour des raisons de passer notre temps à un événement ou un autre périphériques.
Réservation des incitatifs
Même si la valeur un événement qu'ils ont payé pour les délégués, ils apprécient aussi l'habileté de faire une bonne affaire ou un escompte. Pour cette raison, il est logique d'offrir des rabais de réservation au début, les offres buy-un-get-un-free, buy-one-get-two-discounted-tickets et les rabais de réservation en ligne. Incidemment, le prix de l'escompte est votre prix du seuil de rentabilité plus de votre marge de profit normal.
Si l'option de réservation en ligne sonne un peu complexe, il n'est pas. Des organisations comme http://mybookingmanager.com se spécialisent en fournissant un service de réservation de 24 heures sur 24 qui recueille les détails d'inscription complète, gère les réservations de session, accepte les paiements par carte de crédit, fournit des délégués avec confirmation immédiate et qui vous permet de surveiller le déroulement des ventes de billets.
Fréquentation des incitatifs
Votre matériel publicitaire, vous devriez détaillant et mettre une valeur dans la liste des avantages que les délégués recevront en participant à l'événement. Par exemple :
Article / valeur
Libre des documents supplémentaires sur le sujet / 20 $
Un livre libre sur le sujet / $25
Un rapport spécial commandé pour l'événement / 20 $
Libre adhésion de 6 mois d'un Service de courriel conseils / 60 $
Un CD gratuit d'études de cas / $15
Un bon de réduction pour des produits ou services / $50
Total 190 $
Ce type de liste peut bientôt dépasser le prix du billet, rendant la fréquentation essentielle aux yeux de la prudence.
Pensée à l'extérieur de la boîte
En plus d'examiner comment donner les délégués potentiels une vraiment bonne raison pour assister à votre événement, assurez-vous que vous ne négligez pas les raisons qu'ils pourraient avoir pour absence.
Tout est dans le calendrier
Tout simplement, le temps de la journée, le jour de la semaine ou à la date que vous choisissez pour votre événement peut avoir un grand impact sur la fréquentation. Beaucoup d'hommes d'affaires et de femmes ont des jeunes familles, il est donc logique d'éviter les périodes de vacances surtout à mi-parcours semaines à moins que votre événement offre des installations de crèche. Maintenant, c'est une idée gagnante !
Début tardif times et début des temps de finition sont plus susceptibles de faire appel aux parents qui ont besoin de débarquement et prise en charge des enfants de l'école, pépinière ou assistantes.
Les lundis sont psychologiquement une mauvaise journée pour les événements de l'entreprise, comme la plupart des gens seront ont construit une liste de must-do tâches pour travailler sur la fin de semaine et va être convaincus que leur temps est mieux dépensé au bureau. Le plus beau jour d'organiser un événement, surtout un long, est de loin le vendredi. Vous bénéficierez de gens effacer leurs bureaux au début de la semaine et de pénétrer dans l'ambiance du week-end. Si il n'est pas possible de vendredi, travailler en arrière au jeudi et mercredi au mardi, qui ont tous l'appel de faire le reste de la semaine disponible afin d'essayer de nouvelles idées.
Si les conditions météorologiques locales des conditions ou de voyage problèmes pourraient retarder les gens ou seraient de les convaincre d'annuler ; démontrer votre flexibilité en communiquant avec eux pour annoncer une heure plus tard. Le potentiel de vos délégués peuvent verser des dividendes ici en réduisant les niveaux de stress et l'embarras de texte.
Emplacement, emplacement, emplacement
Bien que le choix du site peut-être avoir été fait à un stade précoce dans votre projet. les événements des, nationaux et mondiaux peuvent influencer si vous allez à venir en utilisant le même emplacement ou fournissant des sites supplémentaires.
Soyez prêt à répondre adéquatement aux intérêts et préoccupations qui auront des vos délégués. Endroits de la ville peuvent être un choix commode pour la majorité des participants en une semaine, mais dès le lendemain une attaque terroriste peut changer leur point de vue entière et puisse influer sur vos bénéfices considérablement sauf si vous êtes prêt à adapter et à déplacer.
De même, si votre sujet arrive juste se rapportant à la gestion des crises, de reprise après sinistre, de sécurité ou de n'importe quel sujet liés à la lutte contre le terrorisme ou quel que soit le sujet topique se trouve être, peut-être vous devez tenir compte des séances supplémentaires et des sites supplémentaires pour tenir compte de l'intérêt revitalisé dans le sujet.
Réseautage
Personnes ont tendance à faire confiance aux gens, qu'ils le savent, donc il est logique, si vous vendez des lieux à votre événement de connaître autant de vos délégués potentiels que vous le pouvez. Réseautage non seulement vous permet de construire votre auditoire de vos connaissances et vos contacts, il vous permet de chercher un public plus large en explorant les réseaux qui se chevauchent, en demandant des introductions et des renvois.
Il devient aussi monnaie courante au réseau en ligne, expansion de votre entreprise potentiel à un public mondial.
Soyez créatif et ne s'en tenir aux options de sécurité à chaque fois. Opérant à l'intérieur de votre zone de confort ou "à l'intérieur de la boîte" vous aidera aux résultats que vous obtenez toujours. Si vous souhaitez des résultats extraordinaires, pour obtenir un taux de participation exceptionnelle à votre événement, que vous n'avez pas d'être prêt à penser "à l'extérieur de la boîte".
Bien entendu, la porte doit être assez grande pour l'auditoire potentiel entière, y compris celles dans un fauteuil roulant et le lieu devrait accueillir confortablement tout le monde que vous aimeriez venir ; au-delà de ces critères son imagination tous.